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> 総務部の「悩み」大研究
レイアウト変更を伴うオフィスのリニューアルとなると、総務担当者が少なく、しかも通常業務に追われている場合には、専門のプロジェクトマネジャー（PM）などの手を借りたほうがかえって手間とコストの削減になることは、この連載でも何度か解説してきました。しかし、アウトソーシングを行うにも、そのメリットを経営トップに納得してもらわなければなりません。したがって、ここではプランニングの基本的な考え方と、その効果について説明していきましょう。
まずレイアウトについては、従来の「役職に基づいた」デスク配置を改めるのは、スペースを有効に活用し、組織変更にも対応するために最も有効です。
この場合、すでに多くの企業で採用されているユニバーサルプラン・オフィスレイアウトの導入を前提にするといいでしょう。
ユニバーサルプランとは、各執務環境を標準化し、組織変更や人員の増減が発生しても、「物」や「空間」が動くのではなく、「人」と「書類」だけが動くシステムのことです。このため、レイアウト変更費（チャーンコスト）が最小限に抑えられます。
つまり、デスクレイアウトを変えないことを前提にオフィスをつくるのです。
それでは、年に平均して300人のワーカーが移動する企業を想定し、私が計算したチャーンコストの比較を見てください。
従来のオフィスレイアウトの場合、人の移動に合わせてデスクや備品を動かさなければならないだけでなく、配線工事の追加や、中には空調や空間そのもののリニューアルが必要になりますから、標準的なケースでは一人当たりの経費は年間で6万2000円にもなります。しかしデスクを固定しているユニバーサルプランなら、コストは10分の1以下になる。300人規模の移動がある企業では1年で1695万円の経費削減が可能です。
ユニバーサルプランのような組織変更に対応したオフィスづくりを、最近では「フレキシブル・オフィス・レイアウト」と呼びます。経営環境に合わせて常に組織を変化させていくことが常識の米国では、ほとんどの企業においてはこのようなプランが原則となっているほどですから、日本でも、オフィスリニューアルのときには、ぜひ採用するようにしてみてください。
組織変更による家具、設備移動経費の算出例
ある企業が平均３００人／年移動する例
移動方法
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人の移動にあわせてレイアウト、備品等を移動、配線工事の追加、やり直しをして空間を作りなおす方法
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人と個人資料を移動させるだけ。備品等は固定、先行統合配線システムにより、配線工事は不要
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経費
（１人当たり）
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￥62,000/人
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￥5,000
〜6,000/人
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年間経費
（300名移動と仮定）
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￥18,600,000
（￥62,000×300人）
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￥1,650,000
（￥5,000×300人）
￥16,950,000のダウン
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単純にオフィスコストの削減を経営トップに提案するだけであれば、ユニバーサルプランによる経費削減の効果をプレゼンテーションすればいいのですが、さらに「生産性向上」が課題になっているのであれば、職種別のオフィスレイアウトの採用も合わせて主張するといいでしょう。
ここでは、本社などのセンターオフィスタイプと、支社や営業所、立ち寄りオフィスなどのサテライトオフィスタイプの両方について、具体的なレイアウトプランを紹介しておきます。
センターオフィス
A.コンビオフィスタイプ
独自の知恵や価値創造のために集中して業務を行える個室（パーソナルスペース）と、議論や共同作業のできるオープンスペースを併用。意志決定が必要なエグゼクティブや研究開発部門に適している。一人あたりの執務スペースは約20m2。
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B.可動式ノマドタイプ
チームコラボレーション型オフィスで、プロジェクトをこなす企画部門などに適している。自由で可動性があり、打ち合わせが主体の移動型ワーカーにとって便利。一人当たりの執務スペースは約10m2。
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C.ブースタイプ
情報をスピーディーに処理するため、コンピュータや必要資料を最適な状態にセットアップした情報機器重装備オフィス。在席率が高く、電話とコンピュータを相手に業務を行う部門に適している。一人当たりの執務スペースは約10m2。
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サテライトオフィス
A.ミーティングオフィスタイプ
完全にモバイル化し、センターオフィスによって支援される営業部門に適している。個人のデスクはないが、全員で集まれるミーティングスペースと、ネットワーク環境が整備されている。一人当たりの執務スペースは約３m2。
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B.ホテリングタイプ
仕事に必要な機器を設置し、プリントアウトなどさまざまなサービスを利用できる。モバイルワーカーだけでなく在宅勤務者などが訪れ、情報交換や共同ワークを行うクラブ的な空間。打ち合わせコーナー、集中執務コーナー、各種情報コーナー、サービスコーナーなど多様な業務に対応したスペースが用意されている。一人当たりの執務スペースは約3m2。
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C.営業所タイプ
ほとんどの業務がモバイルで行える営業部門などに適している。個人席はなくグループで一体型のデスクを使用するが、ミーティングのときには全員が在席することを想定し、一人につき800mmの幅を確保する。個人備品はロッカーに収納。一人当たりの執務スペースは約3m2。
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