プロジェクト概要
-
- マイクロソフト株式会社
山縣 俊夫氏 - 管理本部
総務統括部長
- マイクロソフト株式会社
-
- マイクロソフト株式会社
長坂 将光氏 - 管理本部 不動産管理部
プロジェクトマネージャ
- マイクロソフト株式会社
マイクロソフト株式会社は1997年に小田急サザンタワー（渋谷区代々木）内に新宿オフィスを開設し、増床による拡張を積極的に行ってきた。昨年、それまで笹塚オフィス（渋谷区笹塚）に置いて本社機能を完全に移したのを機会に、新宿オフィスの再構築を本格的にスタートさせている。営業や管理部門の集約によるコミュニケーションの促進を目的としたプロジェクトは、全体で4フェーズに及ぶ大規模なもの。第一期として、今春、完成した営業部門のフロアは、従来のブース式から情報交換に適したオープン型のレイアウトを採用しただけでなく、徹底した管理手法の追求により、運用面においても大きな成果をあげようとしている。
-
- 事業構造の変化がオフィスを変える
- ソフトウェアからビジネスソリューションまで、マイクロソフトのビジネスは多様化している。それに伴い、マーケティングから開発、販売促進まで一貫した戦略を進めるためのコミュニケーション重視型オフィスが必要になってきた。
- 家具の検討から始めるオフィス設計
- 新しいオフィスを考えるとき第一に検討すべきは家具。ワーカーの働きに最も影響するだけでなく、管理の手間やコストもその選択で大きく変わるため、使いやすいだけでなくフレキシビリティが重要。
- 管理の手間を省くには細部まで工夫を
- 家具は設置や解体が簡単なものを選ぶ。1人分を一つの項目で管理できるシステムも有効。
- 社員の満足度は事前の説明で決まる
- ワーカーからヒアリングをするだけでなく、オフィスの変更点は効果を明確にして説明するべき。家具の選択にあたってはモックアップによるワーカー自身の評価も重要。
- 感性に訴える空間が人の交流を促進
- インフォーマルコミュニケーションを促進するための場所は外光が入る明るいスペースが有効。なじみのある家具で人を集まりやすくしたり、色や形状の工夫がオフィスの雰囲気を楽しいものにしてくれる。
「スペース確保」から「組織機能重視」へ。時代とともに変わっていくオフィス戦略
Microsoft Corporationの日本法人であるマイクロソフト株式会社は、今年で設立22年目を迎える。この間、基本ソフトWindowsやビジネスアプリケーションOfficeだけでなく、家庭用ソフトウェアやゲーム機Xbox、サーバー製品、ネットワークサービスMSN、コンピュータ周辺機器と次々と新事業を展開してきたのはよく知られている通りだ。現在、本社である新宿オフィスに加え、赤坂オフィス（港区赤坂）、代田橋オフィス（杉並区和泉）、調布技術センター（調布市調布ヶ丘）と都内に4カ所の事業所を持つに至っている。
「事業の拡大とともに急増する従業員数に対応するため、オフィス戦略においては、長い間『スペースの確保』が最優先課題でした。笹塚にあった本社がすぐに手狭になり、近くに設けた新宿オフィスを次々と拡張することになったのも、その流れです。しかし、仕事の効率面を考えたとき、分散してしまった組織の集約化は欠かせません。そんな考えから全社的にオフィスの最適化を進めることになり、その一環として本社機能と営業部門を新宿に統合していく方針が決まったのです」（山縣俊夫氏）
新宿駅南口から至近の小田急サザンタワーは、赤坂や京王線沿線の各事業所とも30分ほどで往来が可能で、ヘッドクォーターとしての立地条件は申し分ない。このため、次々と増床するかたちで、現在では10.5フロア、約16,000のスペースの確保をした。それを機会に昨年から本格的なリニューアルプロジェクトがスタートし、これからのビジネスに最適なワークプレイスを構築していく。
家具という「もの」を買うのではなく「機能」を継続して利用するという発想
新宿オフィスの再構築プロジェクトは複数のフェーズにわたって進められる予定だ。今回、紹介するのは第一段階となる14階と15階のフロアで、主に営業部門が使用する。
基本的なコンセプトとなったのはコミュニケーションの活性化だった。
「少し前まで、私たちの製品はOSやアプリケーションなどのソフトウェアが主流でした。このため、営業であっても個々人が方針を立てて取り組むスタイルが中心であり、オフィスはパーテーションに囲まれたブース式のデスクによるレイアウトが最適だったのです。しかし今のマイクロソフトはサーバー構築を含めたビジネスソリューションの比重が高まり、仕事の進め方が大きく変わってきました。マーケティング、開発、販売促進、サービスの一貫した戦略が求められるようになってきたのです。したがってオフィスも、コミュニケーション機能を重視したものに変えていく必要が生じていました」（長坂将光氏）
その前提に基づき、オフィス構築のプロジェクトチームが最初に行ったのは、新たに導入する家具の検討だった。
「通常のオフィス設計では、最初にスペースの配分を決め、次にそこに入れることのできる家具を見つけていくのが正しい順序なのかもしれません。しかし私たちが選んだのはまったく逆の方法でした。オフィスで働くにも、また設備として運用・管理していくにも、デスクなど家具の性能は非常に重要です。ここで妥協してしまうと、結局はスペースの都合に合わせ、妥協したワークプレイスにしかならない。だからこそ、部分から全体を最適化していくという発想でオフィスづくりをスタートさせたのです」（長坂氏）
第一のフェーズで求められているコミュニケーションの促進を考えたとき、従来のブース式のデスクセットを採用しないことは決まっていた。さまざまな検討の結果、最終的にはデスクを島型対向配置するレイアウトが最適だという結論に達する。
「集中作業も気軽な情報交換も同時にできるスタイルとしては、やはりこの配置がいちばん便利なのです。ただし従来型の『個人が机ごと移動する』方式ではなく、必要に応じて席替えをするようにしたかったので、ローパーテーションなどの付け替えで自由にサイズ変更できる必要がありました。そのほか、管理上、重要だと思う条件をデザイン会社様と共に整理し、家具メーカー様に該当製品の提案をしていただいたのです」（長坂氏）
そのとき、メーカー側に提示されたのは次のような条件だった。
- 1.サイズやレイアウトの変更が可能なフレキシビリティの高い家具を供給できること
- 2.設置や撤去の手間を最小限にするため、組立と解体が簡単な家具であること
- 3.余剰になったときに倉庫に保管する手間を考え部品点数が少ない家具であること
- 4.今後のオフィス拡張などに対応できるように継続してサービスが受けられること
- 5.グリーン購買指針などの環境基準に応えられること
そして、提案があったメーカーからはサンプルを取り寄せ、社内にモックアップを置いて性能面の評価を行う。
「デスクは従業員にとって最も身近なものですから、実際に使ってもらい、スコアリングをしました。その結果と、アフターサービスまで含めて評価の高いメーカー様をビジネスパートナーに選んだのです。私たちの目的は家具という『もの』を買うことではありません。オフィスにとって必要な機能を継続して利用するためにベストなサプライヤーを見つけることなのです。それだけに、購入価格だけで取引先を決めず、このような手順を踏むのも大切なのではないでしょうか」（長坂氏）
