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書類を整理するだけで余剰スペースは生まれる せっかくなら働き方を変える新しいコーナーへ
リニューアルの目玉ともなっているのが、フロアの中央部分に新たに設置されたコミュニケーションコーナーだ。
「以前、このスペースには書棚が並んでいました。オフィスのリニューアルにあたり、書類の整理と電子化を強力に推進したことで大量の書類が不要になり、新たに利用できるスペースを生むのに成功したのです」（内野氏）
廃棄した書棚は63本に及ぶ。
「規定上、保存の必要がある書類については他に保管庫がありますから、オフィスにこれだけの書棚を置いておく必要はなかったのです。おそらく、どこの職場でも、こういった工夫の余地のあるスペースはあるはずで、それを有効利用するのは、オフィス改革の第一歩だと思いますね」（小保方氏）
そして、コミュニケーションエリアの雰囲気づくりにも気を使った。
「複数の課や室で共有するスペースは初めてだったため、新しいコーナーであることを印象づけるためにここだけカーペットの色を変え、家具も斬新なイメージを与えるデザインのものにしました」（内野氏）
また、マグネット効果を生むアイテムも配置している。
「給茶スペースやカラープリンターなどの共有物をまとめて配置することで、自然と人が集まるように工夫をし、各課や室の関係するイベントなどのパンフレットを並べて、情報交換ができるようにしました」（内野氏）
コミュニケーションエリア設置の効果は予想以上に大きく、職員がお互いの仕事内容に関心を持つようになったという。
「限られた予算の中でオフィスづくりをするのは大変ですが、アイデアや工夫によって充分な成果はあげられます。私たちの取り組みを広く知っていただけることで、クリエイティブ・オフィスの重要性を多くの官公庁や企業にアピールしていければいいですね」（小保方氏）
リニューアルで大幅に改善された執務環境満足度 コミュニケーション生むオフィスは組織を変える
最後に、レイアウト変更前後に各課室の職員を対象に行ったアンケート調査の結果から、今回のオフィスリニューアル・プロジェクトの成果をまとめておこう。
まず、執務環境については、以前は「不満+やや不満」が68.4％と、大半の職員が満足していなかったが、リニューアル後は「満足+やや満足」が93.1％と、完全に逆転している。
次に、コミュニケーションコーナー設置の効果を示す「他課室とのコミュニケーション 会話の頻度」については、以前は「少ない+やや少ない」が94.7％と、交流はほとんどないに等しい状況だったが、リニューアル後は20.7％が「やや多い」と答えるまでになっており、働き方は確実に変化してきたようだ。
「執務環境への評価が大幅に改善したのは、書棚や積まれた書類などによる“壁”がなくなり、フロア全体を見通せる明るいオフィスになったからだと思います。これだけでもイメージはまったく変わり、他の課や室の職員から羨ましがられますね」（内野氏）
「コミュニケーションの活性化はオフィスだけで実現できるものではないと思っています。ただ今回のリニューアルが幅広い交流のきっかけになったのはたしかで、これをスタートに、もっと色々な取り組みを考えていきたいですね」（小保方氏）
