～テナントサービスは、迅速な初期対応が鉄則～
テナントからのさまざまな要望やクレームに迅速に対応することが、円滑なビル運営の基本といえます。当社のPMビルには、地域を問わず、必ず営業担当または技術担当を配し、きめ細やかなテナントサービスに万全を期しています。
- 1. 新テナントの入居
- 賃貸借契約の締結後、テナント入居の準備を行います。入居日前後のさまざまな作業や手配を営業担当と技術担当で相談しながら進めます。特に内装工事や部屋の引越し時には、多くの問題が生じることがありますので、細心の注意が必要です。
- 2. テナントからの要望対応
- 入居テナントからいろいろな要望がでてきたときに当社営業担当が、その都度対応いたします。要望の内容としては、内装や設備の改修、メンテナンスの改善など多種にわたります。コストを十分に考慮したうえで、オーナー、テナントが満足できる方策を講じます。
- 3. テナントからのクレーム対応
- テナントからの要望同様に迅速に対応する必要があります。クレームとしては、メンテナンスから派生した空調や水まわり設備、清掃、警備などが想定されます。この部分では、営業担当とビルメンテナンス会社との連携が重要であるため、日ごろより常にコミュニケーションをとりながら良好なオフィス環境の維持をはかります。クレーム処理の記録は、今後のビル改修計画に重要な資料となります。
- 4. 賃貸条件の変更
- 最近の条件変更は、テナントからの賃料値下げ申し入れがその大半を占めます。これは、テナント、オーナー両者にとって重大な問題であり、両者が納得できるようにマーケットの状況に即した合理的な価格を提案し円満に解決することを常に心がけます。
- 5. 契約の更新
- 更新時に条件変更を行う場合には、当社の豊富なマーケットデータが力を発揮いたします。通常、賃貸借契約は2年ごとに更新されます。この更新時には、テナントあるいはオーナーより条件変更が提起されますので、営業担当が一切の交渉を行います。当然、更新契約を締結する必要のある場合には、契約書を作成いたします。
- 6. テナントの退去
- テナントより解約届が出されますと、新規テナント募集をはじめ、次のような一連の退去手続を行います。原状回復工事の手配・調査、内容の確認、引越し、工事の監理・監修、賃料・水道光熱費・敷金の清算の手続き、完了検査。比較的原状回復工事の内容などテナントとトラブルとなるケースの多いところですので、慎重に作業を進めます。法的な対抗措置が必要な場合は、その準備も手配いたします。
